Virtuelle Mitgliederversammlung – Wissenswertes für Vereine

Mitgliederversammlungen dienen in erster Linie der Regelung vereinsrechtlicher Angelegenheiten, wie etwa der Wahl und Entlastung des Vorstands. Sie bieten daneben aber auch den Rahmen für Ehrungen, Preisverleihungen oder den persönlichen Austausch.

Leider hat es die Corona Pandemie zeitweise unmöglich gemacht, dass sich Vereinsmitglieder zu Versammlungen treffen. Dem hat der Gesetzgeber schon im letzten Jahr Rechnung getragen und es im Rahmen des sogenannten Covid-19-Gesetz ermöglicht, dass Mitgliederversammlungen und andere Gremiensitzungen auch virtuell durchgeführt werden können, zum Beispiel als Videokonferenz. Im Artikel 15 des Aufbauhilfegesetz 2021 (AufbhG 2021) wurde die Anwendung dieser Ausnahmeregelung jetzt bis zum 31. August 2022 verlängert. Was genau bedeutet das jetzt für Vereine und was gibt es für gemeinnützige Organisationen zu beachten, wenn sie auch künftig virtuell tagen wollen oder die Mitgliederversammlung als Hybrid-Veranstaltung stattfinden soll. Das haben wir in der Übersicht für Sie zusammengefasst.

Vereine dürfen bis 31. August 2022 ihre Mitgliederversammlungen selbst dann virtuell durchführen, wenn dies ihre Satzung nicht ausdrücklich vorsieht. Wichtige Vereinsangelegenheiten – wie etwa Neuwahlen des Vorstands – können also auch dann geregelt werden, ohne dass sich die Vereinsmitglieder aufgrund pandemiebedingter Einschränkungen treffen können oder wollen.

Die Organisation und Durchführung etwa durch eine Videokonferenz ist bis zum genannten Termin erlaubt. Hierfür stehen zwischenzeitlich eine Vielzahl von Programmen zur Verfügung, die teilweise sogar kostenlos genutzt werden dürfen. Vorteilhaft ist es, auf solche Software zurückzugreifen, mit der ein Vereinsmitglied schon Erfahrung gesammelt hat. In der Regel besteht zudem die technische Möglichkeit der telefonischen Teilnahme, sofern kein Computer oder geeigneter Internetanschluss vorhanden ist.

Auch wenn keine Präsenzveranstaltung stattfindet, muss die Einladung in der in der Satzung vorgesehenen Form und in der dort genannten Frist erfolgen. Mehr dazu finden Sie in unserem #DSEErechtstipp zum Thema Mitgliederversammlung.

Da sich die Mitglieder nicht persönlich treffen, ist es empfehlenswert, Berichte über die Tätigkeit des Vorstands oder Beschlussvorlagen vorab zu versenden. Stehen Neuwahlen auf der Tagesordnung und gibt es für einzelne Positionen mehrere Kandidaten, so hat es sich bewährt, vorab auch eine Kurzvorstellung zu verschicken. Es sollte darauf geachtet werden, dass es für Mitglieder eine Alternative zur Teilnahme per Computer gibt, etwa per Telefon oder eine schriftliche Abstimmung.

Wie bei einer Mitgliederversammlung mit persönlicher Anwesenheit, ist auch bei der virtuellen Veranstaltung die Beschlussfähigkeit und die Anzahl der stimmberechtigten Mitglieder festzustellen. Die Abstimmungsergebnisse müssen durch den Versammlungsleiter ermittelt und zu Protokoll gegeben werden. Er kann bei einer überschaubaren Teilnehmerzahl, die „mit Bild“ an der Videokonferenz teilnimmt, per Handzeichen abstimmen lassen. Teilweise bieten die Programme hierzu auch entsprechende Funktionen an.

Bei einer größeren Anzahl von Mitgliedern und – sofern auch eine telefonische Teilnahme möglich ist –, wird dies schwierig. Daher ist es sinnvoll, mit der Einladung bereits Abstimmungsbögen zu verschicken, auf denen die Mitglieder ankreuzen können, ob sie den einzelnen Anträgen zustimmen, diese ablehnen oder sich der Stimme enthalten. Diese Abstimmungsbögen können anschließend per Mail, Fax oder Post an den Protokollführer geschickt werden.

Sofern Räumlichkeiten vorhanden sind, in denen sich viele – aber nicht alle Vereinsmitglieder – unter Einhaltung der Coronavorschriften treffen können, sind Hybridveranstaltungen eine Möglichkeit. Dabei treffen sich zum Beispiel Vorstandsmitglieder und eine begrenzte Anzahl von Mitgliedern im Vereinsgebäude, während alle weiteren Vereinsmitglieder virtuell teilnehmen.

Davon ausgehend, dass es keine erneute Verlängerung der Ausnahmefrist gibt, müssen alle Vereine bis zu diesem Termin ihre Satzung entsprechend angepasst haben, damit sie auch danach bei Bedarf virtuelle Mitgliederversammlungen durchführen dürfen. Dabei steht es dem Verein frei, ob er dies generell vorsieht oder nur für den Fall, dass aufgrund behördlicher oder gesetzlicher Anordnung ein persönliches Treffen aller Mitglieder nicht möglich ist.

Auch dazu, wie bei virtuellen Mitgliederversammlungen abgestimmt wird, kann jeder Verein eigene Regelungen finden. In diesem Zusammenhang kann auch geprüft werden, ob für Mitgliederversammlungen generell die Möglichkeit der „Briefwahl“ für die Mitglieder eingeräumt wird, die nicht persönlich teilnehmen können.

#DSEErechtstipp

Farbige Kachel DSEE Rechtstipp Virtuelle Mitgliederversammlung

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Grafik mit dem Text: DSEE Rechtstipp Rechnungsprüfer in Vereinen

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