Die Rolle der Rechnungsprüfer in Vereinen

Der Bericht der Rechnungsprüfer ist ein Klassiker in der Mitgliederversammlung. Wann brauche ich einen Rechnungsprüfer oder eine Rechnungsprüferin? Wie sollte eine Prüfung ablaufen? Welcher Unterlagen sollten als Prüfer angeschaut werden? All das sind Fragen, die dabei immer wieder aufkommen. In unserem #DSEErechtstipp geben wir darauf Antworten. Zudem gehen wir darauf ein, was genau in einem Prüfbericht aufgeführt werden muss, und ob sich in manchen Fällen nicht eher eine Wirtschaftsprüfung lohnt. Alle Informationen haben wir unten übersichtlich für Sie aufbereitet.

Ein Verein ist gesetzlich nicht verpflichtet, einen Rechnungsprüfer zu bestimmen bzw. durch die Mitgliederversammlung wählen zu lassen. Es ist jedoch empfehlenswert, in der Vereinssatzung die Regelung zu verankern, dass (mindestens) ein Rechnungsprüfer und (mindestens) ein Stellvertreter gewählt werden, die  im Auftrag der Mitglieder die Rechnungslegung und die Geschäftsführung des Vereins prüfen. Rechnungsprüfer sollten von Vorstand und Schatzmeister nicht vorrangig als „Kontrolleur“ gesehen werden, sondern als Partner, der sie bei der Erfüllung ihrer Aufgaben unterstützt, Anregungen gibt und gegebenenfalls auf Fehler hinweist.

Rechnungsprüfer haben den Auftrag, die Buchführung und die Rechnungslegung des Vereins zu überprüfen. Hierzu dürfen sie grundsätzlich in alle Unterlagen des Vereins Einsicht nehmen. Schatzmeister und Vorstand müssen die erforderlichen Auskünfte erteilen. Der oder die Rechnungsprüfer bestimmen den Umfang ihrer Tätigkeit selbst. Sie können sich auf Stichproben beschränken, aber auch für einen bestimmten Zeitraum oder ein bestimmtes Projekt alle Unterlagen einsehen.

Der Rechnungsprüfer hat einen Auftrag der Mitgliederversammlung, die Ordnungsmäßigkeit der Vereinsbuchführung und der Geschäftsführung zu kontrollieren. Diese Aufgabe hat er selbstständig, unabhängig und gewissenhaft zu erledigen. Er ist daher verpflichtet, vom Schatzmeister oder Geschäftsführer die Vorlage der notwendigen Unterlagen und Auskünfte zu fordern, damit er seine Prüfung ordnungsgemäß durchführen kann. Der Rechnungsprüfer muss die Mitgliederversammlung über festgestellte Mängel oder Unstimmigkeiten informieren, und hat diese in seinen Bericht aufzunehmen.

Der Rechnungsprüfer sollte mit dem Schatzmeister so rechtzeitig einen Termin für die Durchführung der Prüfung vereinbaren, dass bis zur Mitgliederversammlung eventuell noch offene Fragen geklärt, bzw. fehlende Unterlagen beschafft werden können. Für die Prüfung selbst ist ausreichend Zeit einzuplanen, damit Rechnungsprüfer nicht unter Zeitdruck stehen. Sofern ein Verein eigene Räume hat, ist es empfehlenswert, dass sich Schatzmeister und Prüfer dort treffen. Die Prüfung in den privaten Räumen die Schatzmeisters sollte die Ausnahme sein. Rechtzeitig vor Beginn der Prüfung erhält der Prüfer den Jahresabschluss, bzw. den Bericht des Schatzmeisters. Anhand dieser Unterlagen können Rechnungsprüfer schon vorab Prüfungsschwerpunkte festlegen und dem Schatzmeister mitteilen, welche Belege insbesondere eingesehen werden sollen.

Es muss unter anderem geprüft werden, ob die in der Vereinsbuchführung ausgewiesenen Guthaben auf Bankkonten, beziehungsweise in der Kasse, tatsächlich vorhanden sind. Bei den Kontoauszügen sollten allerdings auch die Bankbelege eingesehen werden, die einige Tage vor und nach dem Ende des Wirtschaftsjahres liegen. Bei hohen Bankbeständen kann darüber hinaus eine Saldenbestätigung der Bank angefordert werden. Sie hat eine höhere Aussagekraft, als beispielsweise elektronisch erzeugte Kontoauszüge. Für alle Ausgaben müssen entsprechende Belege vorhanden sein. Dies sollte zumindest stichprobenartig geprüft werden.

Während der Prüfung sollten auch Feststellungen dazu getroffen werden, ob die Mitgliederbeiträge zeitnah und vollständig entrichtet wurden. Haben sich seit dem letzten Jahresabschluss die Verbindlichkeiten des Vereins erhöht, ist die Ursache hierfür zu ermitteln. Ist der Anstieg nicht auf Investitionen, sondern auf eine Unterfinanzierung des Vereins zurückzuführen, sollte dies im Prüfungsbericht Erwähnung finden.

Am Ende der Prüfung sollte eine Besprechung stattfinden, in der eventuelle Feststellungen oder Beanstandungen besprochen werden. Ferner können bei dieser Gelegenheit Empfehlungen gegeben werden, wie in Zukunft die Vereinsbuchführung verbessert oder übersichtlicher gestaltet werden sollte. Im Rahmen der Schlussbesprechung muss auch festgelegt werden, innerhalb welcher Frist fehlende Unterlagen oder Belege nachgereicht werden. Vorstand und Schatzmeister haben im Rahmen dieser letzten Besprechung die Gelegenheit, Sachverhalte aus ihrer Sicht darzustellen und gegebenenfalls Entscheidungen zu begründen.

Rechnungsprüfer sollten einen schriftlichen Prüfungsbericht vorlegen, dessen Umfang sich nach der Größe des Vereins, seiner Prüfungstätigkeit und eventuellen Feststellungen richtet. Der Bericht, oder zumindest die wesentlichen Teile, werden üblicherweise in der Mitgliederversammlung vorgetragen. Es ist empfehlenswert, ein Exemplar des Berichts dauerhaft beim Verein zu archivieren. Formvorschriften hierfür gibt es nicht. Folgende Punkte sollten jedoch enthalten sein:  

  • Zeitpunkt und Ort der Prüfung
  • Vorgelegte, beziehungsweise. eingesehene, Unterlagen 
  • Prüfungsmethoden (Stichproben, vollständige Kontrolle) 
  • Prüfungsschwerpunkte (vollständige Entrichtung der Mitgliedsbeiträge, richtiger Ausweis der Einnahmen, Kosten einzelner Projekte oder Baumaßnahmen) 
  • Prüfungsfeststellungen (Beanstandungen und Empfehlungen) 
  • Empfehlung an die Mitgliederversammlung zur Entlastung des Schatzmeisters/Vorstands

Bei Vereinen mit hohen Umsätzen, großem Vermögen oder umfangreichem wirtschaftlichen Geschäftsbetrieb, ist auch die Beauftragung eines Wirtschaftsprüfers in Betracht zu ziehen. Hierfür fallen jedoch entsprechende Honorare im vierstelligen Bereich an. Daher sollte selbst bei größeren Vereinen geprüft werden, ob die Einschaltung eines Wirtschaftsprüfers lediglich zum Ende der Amtszeit eines Vorstands (zum Beispiel alle drei Jahre) sinnvoll und notwendig ist.

#DSEErechtstipp

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