Zahlungen an Vereinsmitglieder – Was Sie beachten müssen

Wer sich ehrenamtlich engagiert, für den spielt die Bezahlung meist eine untergeordnete Rolle. Dennoch kommt auch der gemeinnützige Verein nicht ganz am Thema „Geld“ vorbei: Da gibt es Auslagen, die erstattet werden sollten, steuerliche Fragestellungen bei Zahlungen an Vereinsmitglieder und vieles mehr. Wenn der Verein dann auch noch als Arbeitgeber fungiert, droht schnell der Überblick verloren zu gehen. 

Wir zeigen Ihnen mit praktischen Beispielen die Möglichkeiten, die gemeinnützige Einrichtungen nutzen können, um Tätigkeitsvergütungen, Aufwandsentschädigungen oder Reisekosten an ihre Vereinsmitglieder zu zahlen. Dabei haben wir besonders die genaue Umsetzung  und die steuerlichen Regelungen für Sie in den Blick genommen, um Ihre Gemeinnützigkeit nicht zu gefährden. Schließlich dürfen gemeinnützige Vereine ihre Mittel nur zur Erfüllung der satzungsgemäßen Zwecke verwenden. Auch helfen Ihnen unsere aufgelisteten Erklärungen dabei, Transparenz gegenüber den Vereinsmitgliedern herzustellen. 

Gemeinnützige Vereine dürfen an ihre Mitglieder eine Tätigkeitsvergütung zahlen, sofern diese im Rahmen ihrer selbständigen beruflichen Tätigkeit für den Verein arbeiten.

Beispiel: Ein/eine  Architekt:in erstellt Pläne für ein Vereinsgebäude. Er/sie darf dem Verein hierfür ein Honorar in Rechnung stellen.

Vereinsmitglieder können auch als Arbeitnehmer:innen angestellt werden.

Beispiel: Der Fußballverein beschäftigt ein Mitglied als Platzwart:in oder Hausmeister:in. Diese können im Rahmen eines Arbeitsvertrags vergütet werden.

Sofern in der Satzung geregelt ist, dass der Vorstand ehrenamtlich arbeitet ist, darf für dessen Tätigkeit grundsätzlich keine Vergütung gezahlt werden. Allerdings kann ein Vorstandsmitglied für eine Tätigkeit außerhalb der eigentlichen Vorstandsarbeit einen Anstellungsvertrag erhalten.

Beispiel: Ein Verein unterhält ein technisches Museum. Der zweite Vorsitzende wird als Museumsleiter eingestellt.

Es ist auch möglich, dass ein Angestellter des Vereins in den Vorstand gewählt und danach weiterhin vergütet wird.

Beispiel: Der/die angestellte Schulleiter:in wird in den Vorstand des Trägervereins der Bildungseinrichtung gewählt.

Vereinsmitglieder dürfen Zahlungen für den Ersatz von Aufwendungen erhalten, die sie für den Verein erbracht haben.

Beispiel: Der/die Schriftführer:in rechnet mit dem Verein die Kosten für den Versand von Rundschreiben an die Mitglieder ab (Porto, Briefumschläge, Kopien usw.).

Anstelle eines Einzelnachweises können auch pauschale Aufwandsentschädigungen gezahlt werden. Diese dürfen jedoch die tatsächlich angefallenen Aufwendungen nicht übersteigen. Eine besondere Form der Aufwandsentschädigung sind die Reisekosten. Dabei sollten die Höchstbeträge zur steuerfreien Erstattung von Reisekosten nicht überschritten werden, insbesondere bei Verpflegungspauschalen. Werden tatsächliche Kosten erstattet, etwa für Flüge oder Hotelübernachtungen, sollte – je nach Größe des Vereins und dessen finanzieller Ausstattung – auf die Angemessenheit geachtet werden. Fallen in einem Verein immer wieder Reisekosten an, kann es empfehlenswert sein, eine Reisekostenordnung einzuführen, auch um Diskussionen im Einzelfall zu vermeiden.

Zahlungen im Rahmen der sogenannten Ehrenamtspauschale in Höhe von 840 Euro (bis zum Jahr 2020: 720 Euro) bleiben beim Empfänger steuerfrei. Die Vergütung für eine nebenberufliche Tätigkeit als Übungsleiter:innen, Ausbilder:innen, Erzieher:innen oder Betreuer:innen für die Pflege alter, kranker oder behinderter Menschen für einen gemeinnützigen Verein bleibt bis zu 3.000 Euro (bis 2020: 2.400 Euro) für den Empfänger ohne steuerliche Folgen. Entsprechende Regelungen enthält hierzu das Einkommensteuergesetz in § 3 Nr. 26 und 26a. Darüber hinaus gehende Zahlungen sind beim Empfänger grundsätzlich steuerpflichtig.

Beschäftigt ein Verein Arbeitnehmer:innen, so muss er eine Vielzahl steuerlicher sowie arbeits- und sozialversicherungsrechtlicher Verpflichtungen erfüllen. Vom Arbeitslohn sind Lohnsteuer und Sozialversicherung einzubehalten und abzuführen. Auch alle Regelungen zum gesetzlichen Mindestlohn gelten für Vereine uneingeschränkt. Die Beachtung dieser Vorschriften wird durch die Lohnsteueraußenprüfung des Finanzamts und den Betriebsprüfungsdienst der Deutschen Rentenversicherung (DRV) kontrolliert, selbst, wenn der Verein nur einen einzigen/eine einzigeArbeitnehmer:in hat. Daher gehört die Lohnabrechnung in die Hände von Fachleuten, zum Beispiel eines Steuerberaters.

Grundsätzlich kann ein Verein auch freie Mitarbeiter:innen und Honorarkräfte beschäftigen. Es ist jedoch darauf zu achten, dass kein Fall der ‚Scheinselbständigkeit‘ gegeben ist. Falls ein Verein Geschäftsführer:innen, Trainer:innen, Übungsleiter:innen, Lehrer:innen, Dirigenten:innen, Museumsführer:innen oder Hausmeister:innen über steuerfreie Beträge hinaus (siehe oben) vergütet, liegen nach Auffassung der Deutschen Rentenversicherung (DRV) überwiegend Arbeitsverhältnisse vor, sofern der/die Betroffene in den Vereinsbetrieb fest eingegliedert ist und grundsätzlich den Weisungen des Vorstands unterliegt.

Ein weiteres Indiz kann die Höhe der Vergütung sein. Liegt diese nicht über der von vergleichbaren Arbeitnehmern, ist sie nicht ausreichend, neben der reinen Arbeitsleistung auch das Unternehmerrisiko eines/einer Selbständigen abzudecken und für Krankheit und Alter vorzusorgen. Sollte ein solcher Fall der Scheinselbständigkeit durch eine Prüfung der DRV festgestellt werden, fallen rückwirkend Arbeitgeber- und Arbeitnehmeranteile zur Sozialversicherung an. Im ungünstigsten Fall kommen zudem zusätzlich Säumniszuschläge dazu. Vor der Beschäftigung von freien Mitarbeiter:innen sollte daher durch  Expert:innen gewissenhaft geprüft werden, ob ein Arbeitsverhältnis im sozialversicherungsrechtlichen Sinn gegeben ist oder ein sozialversicherungsrechtliches Statusfeststellungsverfahren durchgeführt werden.

#DSEErechtstipp

Alles Wichtige zum Thema Spendenquittungen haben wir für Sie in unserem #DSEErechtstipp: Spendenquittungen aufbereitet.

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